تنامت أهمية إدارة التخزين عبر العصور؛ نتيجة الحاجة إلى تخزين المواد التي يتم إنتاجها؛ سواء كانت زراعية أم صناعية، لحين القيام باستهلاكها أو بيعها، وقد مارس الإنسان عمليات التخزين عبر العصور.
تعد عملية الاحتفاظ بالمواد والسلع ومستلزمات إنتاجها، ضرورة في مشروعات الأعمال؛ بما يضمن تقديم منتجاتها لزبائن، وهذا يقتضي وجود إدارة متخصصة؛ تعنى بإدارة عمليات التخزين بكفاءة وفاعلية، بما يضيف للمشروع ميزه تنافسية إضافية في السوق. فما المقصود بعملية التخزين ؟ وإلى ماذا تهدف؟ وما مسؤوليات إدارة التخزين في المشروع؟ وما أنواع المخزون؟ وكيف يمكن حسابه؟
ما هو التخزين Storage Essence
تحتفظ المشاريع التجارية والصناعية والخدمية بالسلع أو مستلزمات إنتاجها، في أماكن آمنة، تضمن لها استمرارية عملياتها، ففي المشاريع الصناعية، يتم الاحتفاظ بالمواد الأولية والسلع نصف المصنعة، والسلع تامة الصنع تمهيدا لعرضها للبيع، وفي المشاريع الخدمية؛ كالفنادق مثلا الاحتفاظ بالأطعمة ومستلزمات تقديم الخدمة؛ لضمان استمرارية تقديم الخدمات للزبائن، وكذلك في المشاريع التجارية، يتم الاحتفاظ بالسلع بهدف إعادة بيعها.
أن أهداف عملية التخزين، تتنوع بتنوع طبيعة عمل المشروع، وطبيعة المنتج نفسه، فقد يكون التخزين بهدف ضمان حسن تدفق سير عمليات المشروع، من بيع وإنتاج، أو بهدف استكمال عملية الإنتاج؛ كتخزين بعض أنواع الفواكه حتى تكتمل عملية نضجها؛ بهدف إعادة بيعها، ويلجأ المشروع عادة لشراء كميات كبيرة من مواد معينه كلفة في موسمها، وذلك للاستفادة من فروقات الاسعار (المضاربة)، في حين تعمل بعض المشروعات على تخفيض تخزين منتجاتها، وبالذات الراكدة منها، ونقلها إلى مخازن فرعية، وتنشيط عمليات البيع عليها .
مهام ادارة التخزين Storage Management Tasks
يحقق النشاط التخزيني وفورات اقتصادية للمشروع؛ وذلك عبر الاحتفاظ بالمخزون لفترات زمنية مختلفة، مع ضرورة المحافظة على توفير ظروف بيئية ملائمة لطبيعة هذا المخزون وحجمه، إذ تختلف عمليات التخزين، وحجم المسؤوليات أو المهام التي تقع على عاتق إدارة التخزين في المشروع بناء على حجم المشروع وطبيعة نشاطه، فقد تقتضي الأمور وجود إدارة متخصصة في أعمال التخزين، تعنى برعاية العمليات التخزينية في المشروع.
نلاحظ، أن مهام ومسؤوليات إدارة التخزين في المشروع متنوعة؛ إذ تبدأ بالاستلام المبدئي للمواد المشتراة من المنتجات؛ بهدف تزويد خطوط الإنتاج بما تحتاجه أو تلبية طلبات الزبائن في الحال، ومن ثم القيام بعمليات الفحص للمواد المستلمة ؛ للوقوف على مدى مطابقتها لأوامر الشراء، ومن ثم إعطاء كل صنف من أصناف المخزون رقم خاصا؛ لتسهيل مناولة وحفظ المواد في المكان المناسب لها، وهو ما يسمى عملية الترمیز، ومن ثم تهيئة الظروف
الملائمة للتخزين؛ من تهوية وتكييف، بما يحافظ على جودة المخزون وعدم تعرضه للتلف أو التقادم، وقد تقتضي المنتجات المشتراة أو المصنعة توفير ثلاجات خاصة لحفظها، أو توفير مساحات كبيرة للتخزين ؛ سواء في مخازن مغلقة أو مخازن مفتوحة؛ كاستخدام قطعة أرض يملكها المشروع أو يكون مستأجرة لها، علما بأن تخزين المواد الثقيلة ؛ کالآلات والمعدات، تتطلب توفير طرق المناولة الآلية والآمنة؛ لحفظها ونقلها في المكان المناسب . لا تتوقف مهام إدارة التخزين عند هذا الحد من المهام، إلى الحد الأدني أو زيادته عن الحد الأعلى المطلوب، بما يحقق و فرات اقتصادية للمشروع، علاوة على صرف المواد المخزنة بطريقة منظمة، وعبر أذونات صرف خاصة.
بل يقع على عاتقها متابعة المخزون ؛ من حيث وصوله ( 7 ) أتعلم: يطلق على المخازن التي يتم فيها حفظ وتخزين جميع أصناف المواد والمنتجات، المخازن العامة، أما المخازن الخاصة، فهي تختص بنوع واحد من الأصناف حسب طبيعة المواد المخزنة.
أنواع المخزون Inventory Types
مثل المخزون في المشاريع، أحد أهم أصول المشروع الصناعية والتجارية والخدماتية، إذ يتم الاحتفاظ به من وأجل ضمان تلبية حاجات الزبائن وضمان استمرارية تدفق نشاط المشروع، في ظل ارتفاع حدة المنافسة في الأسواق ، وحاجة إدارة المشروع لاتخاذ قرارات مهمة متعلقة به، علما بأن قيمة السلع والمواد المخزنة، تشكل نسبة لا بأس بها من التكاليف الكلية للمشروع، وهذا يقتضي اتخاذ قرارات دقيقة حول كم ونوع وشكل المخزون، علما بأن مشروعات العمل تختلف في بيئات عملها؛ منها المستقرة، ومنها غير المستقرة.
أولاً: المخزون الدوري Periodical Inventory
يقصد به كميات المخزون المطلوبة، لمقابلة الطلب في حالة التأكد التام؛ حيث تكون بيئة عمل المشروع مستقرة، والطلب ثابت وفترة الانتظار كذلك.
ثانيا مخزون الامان:Safety Inventory
يعبر مخزون الأمان . عن كميات المخزون الإضافية على المخزون الدوري، والناتجة عن العمل في ظروف عدم التأكد؛ سواء لحجم الطلب أم لفترة الانتظار أو للإثنين معا.
© موقع كنز العلوم. جميع الحقوق محفوظة.
