تسجيل لما يدور في جلسة عمل لمجموعة من المختصين من إدارة أو أكثر يتولى ذلك أحدهم ويسمى المقرّر. الاجتماعات من الأنشطة المهمة التي والمقترحات التي خرجت بها الجماعة.
تحتاجها المؤسسات والشركات والهيئات المختلفة ، ولاغنى عنها لإنجاز الأعمال واتخاذ القرارات.وفي كل اجتماع من الاجتماعات الرسمية لابد من رئيس للاجتماع وأمين للسر بدون ما ذكر في الاجتماع من مداولات وما اتخذ فيه من قرارات ، ويسمى العمل الذي أنجزه المقرر (محضر اجتماع ).
والاجتماعات نوعان :
أ) الاجتماعات الدورية : وهي التي تعقد بصورة دورية قد تكون أسبوعية أو شهرية أو سنوية ، ويغلب عليها الطابع الرسمي ومن أمثلتها اللجان الدائمة والمجالس في الإدارات الحكومية والشركات.
ب) الاجتماعات غير الدورية : وهي التي تعقد كلما دعت الحاجة إليها ( ليس هناك وقت محدد العقدها ) لبحث مشاكل أو مواضيع طارئة .
المراحل الرئيسة لعملية إدارة الإجتماعات :
تنقسم عملية إدارة الاجتماعات إلى ثلاث مراحل أساسية هي :
المرحلة الأولى : مرحلة ما قبل انعقاد الاجتماع .
المرحلة الثانية : مرحلة أثناء انعقاد الاجتماع .
المرحلة الثالثة : مرحلة ما بعد الانعقاد .
: المرحلة الأولى : مرحلة ما قبل انعقاد الاجتماع . وهي :
1- تحديد الهدف من الاجتماع ؛ مثل : طرح بعض المعلومات أو تبادل الأفكار والآراء بشأن موضوعات محددة ، أو العمل على القيام ببعض التغييرات في طرق وأساليب العمل ، أو إعداد بعض التقارير حول موضوع معين ، أو توضيح بعض الأمور المرتبطة بالدراسة أو الأفراد ، أو الحصول على تأييد بعض الأفراد لبعض الأفكار والمقترحات . إلخ.
2- تحديد من الذي سوف يدعى للاجتماع :
وفي كلتا الحالتين يجب توافر عدة شروط في الأعضاء المزمع دعوتهم لحضور الاجتماع أهمها ما يلي:
أن يكون ذا صلة بالموضوعات المطروحة للنقاش في الاجتماع.
أن تتوافر لديه الخبرة والإلمام بالموضوع .
أن تتوافر لديه الرغبة والحافز للمشاركة في الاجتماع .
أن يكون قادرا على العمل الجماعي.
ألا يكون من النوع الذي يفرض رأيه على الآخرين .
ألا يكون من النوع الذي لا يستطيع التحدث أمام الآخرين ( خجول وغير منفتح اجتماعيا ) .
وتفيد هذه الخطوة في عدة أمور أهمها : إرسال الدعوات والمعلومات للمدعوين للاجتماع قبل عقده بوقت كاف وبذلك يتمكنون من التحضير للاجتماع بشكل جيد ، واختيار وترتيب مكان الاجتماع.
3- إعداد جدول أعمال الاجتماع : ( رئيس الاجتماع والمقرر).
ولابد أن يتضمن جدول الأعمال المثالي الآتي : الهدف من الاجتماع ، وتاريخه ، ومدته ، ومكان حدوثه ، وأسماء المشاركين فيه ، ومواضيع المناقشة الروتينية ، ومواضيع النقاش الصعبة أو القابلة للجدل ، وأي أعمال أخرى تستجد .
المرحلة الثانية : مرحلة انعقاد الاجتماع
وهي تشمل كافة الفعاليات التي تتم خلال فترة عقد الاجتماع ( الفترة المحددة لبداية ونهاية الجلسة )، ويتوقف نجاح إدارة الاجتماع في هذه المرحلة على مدى جودة الإعداد لها في المرحلة السابقة ، كما يعتمد على مدى تفهم كل من رئيس وأعضاء الاجتماع للأدوار المطلوبة منهم وتنفيذها على الوجه المطلوب .
أولا : الأدوار المطلوبة من أعضاء الاجتماع :
1. معرفة الهدف من الاجتماع والدور الذي يلعبه فيه .
2. قراءة المعلومات المرتبطة بموضوعات الاجتماع قبل حضوره حتى يشارك في الاجتماع بفعالية.
3. الحضور إلى مكان الاجتماع في الوقت المناسب ، أو الاعتذار وإنابة عضو آخر ملم بالموضوع في الحضور عنه .
4. عدم مغادرة قاعة الاجتماعات أثناء الانعقاد إلا لأسباب ضرورية يأذن بها رئيس الاجتماع .
5. الاستئذان للمشاركة في إبداء الرأي والمناقشة ، وأن تكون بشكل موضوعي وخالي من التحيز أوالتعصب .
6. الاستفسار عن المعلومات أو الموضوعات غير الواضحة أو غير المفهومة أثناء الاجتماع .
7. الالتزام بآداب الحديث مع الآخرين أثناء النقاش أو الاستفسار .
ثانيا : أهم الأدوار المطلوبة من رئيس الاجتماع :
1. افتتاح الاجتماع في الوقت المحدد مع مراعاة النواحي التالية : الترحيب بالمشاركين ، وإتاحة الفرصة لهم للتعريف بأنفسهم ، وحصر الغائبين ، والتذكير بهدف وأهمية الاجتماع أو مراجعة نتائج الجلسة السابقة، والتعريف بالمواضيع المحددة للمناقشة ، والتأكيد على الالتزام بالوقت.
2. طرح موضوعات الأعمال في الوقت المحدد، وتشجيع الأعضاء على إبداء وجهات نظرهم واستثارة حماسهم ودافعيتهم للمشاركة في النقاش.
3. توجيه مسار (إيقاف النقاشات الجانبية ، استئثار بعض المشاركين بالكلام لفترة طويلة …) .
4. بلورة النقاشات للحصول على إجماع على النتائج ، وذلك من خلال الإعلان عن نقاط الاتفاق وتدوينها أولا بأول ، وإعادة مناقشة نقاط الاختلاف والإعلان عن أقرب النتائج المحتملة للاتفاق.
5. اختام الاجتماع في الوقت المحدد بشكل مثير لحماس الأعضاء ، ويراعى في ذلك : إعادة تذكير الأعضاء بأهداف الاجتماع وما تحقق منها ، تلخيص أهم ما توصل إليه الاجتماع من نتائج وقرارات ، توجيه الشكر للأعضاء على ما قدموه ، تكليف الأعضاء بإنجاز ما أوكل إليهم من
6- إبلاغ الأعضاء بموعد الاجتماع القادم إن لزم الأمر
المرحلة الثالثة : توثيق الاجتماع :
يجب فور انتهاء الاجتماع إعداد محضر مطبوع بذلك ، ويجب أن يتضمن محضر الاجتماع العناصر الأتية :
1-عنوان يشير إلى موضوع الاجتماع ، وتاريخه ، ومكان انعقاده .
2- قائمة بأسماء الأشخاص المشاركين
3.اعتذارات الأشخاص الذين لم يحضرواء
4.اسم رئيس الاجتماع ،
5.جدول الأعمال –
6.ملخص عما تم الإتفاق عليه واقراره في كل بند ( في جدول الأعمال ) –
7.تحديد نهاية الاجتماع وموعد الاجتماع التالي .
© موقع كنز العلوم. جميع الحقوق محفوظة.
